Exceller en conception et planification d’événements

L’événement est un allié de taille pour votre organisation, un acte stratégique à ne pas négliger. Il sert à rassembler, informer, sensibiliser, célébrer, collecter des fonds, et plus encore ! C’est pourquoi, avant de sauter à pieds joints dans la belle et fructueuse aventure événementielle, il est important de s’assurer que l’événement atteindra sa cible, que l’investissement en vaut la chandelle !

La clé du succès ? Une excellente conception et planification ! Un cadre de travail clair vous permettra de laisser libre cours à votre imagination et assurer ce « facteur wow » qui épatera la galerie et atteindra sa cible !

LE CONTEXTE ÉVÉNEMENTIEL

1-Quel est le message de l’événement ? Tout événement devrait se décline autour d’un seul message. Quel est-il ? Vous collectez des fonds ? Vous souhaitez célébrer un anniversaire ? Vous désirez augmenter votre notoriété ? Dans quel but ? Questionnez votre message, c’est ainsi que vous le maîtriserez !

2-Devriez-vous arrimer votre événement ? On le sait, l’occasion fait le larron ! Bien que ce ne soit pas une obligation, arrimer son événement à un plus grand mouvement peut contribuer à son succès. On profite tous du temps des fêtes pour célébrer, mais les occasions d’arrimages ne manquent pas. Une journée mondiale thématique ? Un festival local augmente l’achalandage dans votre secteur ? Pensez-y !

3-Quel est votre budget d’opération ? Pas besoin d’explication, une activité bénéfice doit produire… des bénéfices ! Quelle portion de vos revenus sera allouée à la réalisation de votre événement ? Quelles seront vos sources de revenus ? Outre les participants, quels collaborateurs pourraient contribuer au Fixez des critères de succès. Le succès ne se limite pas à la quantité de participants ou à la somme finale amassée. Avez-vous augmenté votre membership ? Votre visibilité ? Créé des liens à long terme ?

LE CADRE ET LA STRUCTURE DE L’ÉVÉNEMENT

Pensez à vos participants

1-Identifiez le(s) groupe(s) ciblé(s) par l’événement (employés, partenaires, clients, médias, VIP, etc.).

2-Qui sont-ils ? Les caractéristiques distinctes et communes des invités influenceront le processus de création. On peut penser aux caractéristiques démographiques (âge, sexe, revenu, etc.), aux caractéristiques professionnelles (milieux professionnels, niveau de poste, développement professionnel, etc.) ou aux caractéristiques personnelles (goûts, valeurs, etc.).

3-Quelle(s) réaction(s) ou quel(s) sentiment(s) cherchez-vous à provoquer chez vos invités ? Sensibiliser ? Rallier ? Émerveiller ? Surprendre ?

4-Combien de participants souhaitez-vous rassembler ?

Pensez à la portée de l’événement

1-Est-ce un événement privé, à un moment précis et pour un groupe défini ? Pensez aux événements de team building, aux célébrations internes (souligner les anniversaires des employés, par exemple) ou à toutes formes d’activités à caractère privé.

2-Est-ce un événement qui enclenche ou couronne un processus ? Pensez ici aux dévoilements de programmations, aux conférences de presse pour un événement à venir, à l’ouverture d’un lieu, etc.

3-Est-ce un événement à couverture médiatique ? Pensez cette fois aux événements publicitaires, aux concours, aux campagnes de sensibilisation ou d’information, etc.

4-L’événement fait-il partie d’un processus continu ou à long terme ? Pensez aux activités récurrentes (des collectes de fonds annuelles, par exemple), aux activités ponctuelles parsemant un long parcours, etc.

Les contenus spécifiques

1-Devez-vous inclure une ou plusieurs présentations ? Ce peut être des mots de bienvenue, des remerciements, des présentations multimédias, etc.

2-Devez-vous inclure des éléments visuels précis ? Y a-t-il des éléments d’exposition, des bannières publicitaires, des espaces commandités, etc. ?

3-Devez-vous planifier des périodes de réseautage ? Il peut être approprié de créer des occasions d’échanges formels ou informels.

Les espaces spécifiques.

1-Devez-vous planifier un espace de présentation ? Il peut être nécessaire d’avoir une scène ou un espace dédié pour des présentations.

2-Devez-vous planifier un espace VIP ? Il peut être approprié d’offrir un espace réservé aux invités de marque, ou encore aux invités spéciaux, aux invités-mystère, etc.

3-Devez-vous planifier un espace média ? En plus d’un accueil réservé aux médias, il peut être nécessaire de préparer un lieu distinct pour des rencontres et des entrevues. L’endroit devrait permettre les captations audiovisuelles.

Le temps est venu de créer, d’oser ! Avec toutes ces informations en tête, votre imagination n’aura plus de limites et votre succès n’en sera que plus grand !

Signé Manon Larin-Picard – MLP Événements

Seuls les planificateurs et organisateurs d’événements sont admissibles au Salon Momentum